Entscheidend ist, dass man sich an drei einfache Regeln hält:

1. Einhaltung der formalen Anforderungen
Das Bundesarbeitsgericht stellt nur zwei Voraussetzungen für eine wirksame Abmahnung auf – die Benennung eines konkreten Vorwurfs und der Hinweis, dass bei einem weiteren Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses gerechnet werden muss.

Konkreter Vorwurf
Diese Voraussetzung hört sich unproblematisch an – in der Praxis scheitern hieran allerdings die meisten Abmahnungen. Es reicht beispielsweise nicht aus zu schreiben, der Arbeitnehmer habe sich in den letzten Tagen mehrfach verspätet, es muss konkret benannt werden, an welchem Tag der Arbeitnehmer sich wie verspätet hat, z.B.:

„Sie haben sich am 03.04.10 am 05.04.10 und am 08.04.10 jeweils verspätet. Am 03.04. kamen sie um 09:15, am 05.04. um 09:20 und am 08.04. um 09:25, obwohl Ihr Dienstbeginn, wie Sie wissen um 09:00 Uhr ist. Dieses Verhalten mahnen wir ab.“

Kommt es zu Auseinandersetzungen zwischen dem Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten, so reicht es nicht zu schreiben, der Arbeitnehmer habe gegenüber einem Vorgesetzten im Gespräch letzte Woche unangemessene Ausdrücke benutzt, es muss vielmehr z.B. wie folgt formuliert werden:

„Sie haben in einem Gespräch mit Herrn Wolfgang Meier am 05.06.10 diesen als dummen Affen betitelt. Dieses Verhalten ist für uns inakzeptabel, so dass wir Ihnen hierfür eine Abmahnung erteilen müssen.“

Auch ist an solch einer Stelle falsche Scham fehl am Platze. Selbst wenn der Arbeitnehmer Ausdrücke benutzt hat, die Sie nicht für zitierfähig halten, so müssen sie diese in die Abmahnung aufnehmen. Tun Sie dieses nicht, ist die Abmahnung in aller Regel unwirksam.

Drohung mit Folgen
Ein notwendiger Bestandteil einer Abmahnung ist die Drohung mit Folgen bei einem weiteren arbeitsvertraglichen Verstoß. Fehlt ein solcher Hinweis, ist die Abmahnung unwirksam.

Hier ist keine besondere Formulierungskunst gefragt, es reicht aus, wie folgt zu schreiben:

„Sollten Sie nochmals gegen Ihre arbeitsvertraglichen Verpflichtungen verstoßen, müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.

Auch hier ist es nicht sinnvoll zu allgemein z.B. mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu drohen. Es mag zwar Richter geben, die diese Formulierung genügen lassen. Wenn Sie Pech haben, treffen Sie jedoch auf einen Richter, der Ihnen mitteilt, das unter den Oberbegriff „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ auch eine weitere Abmahnung falle und er die Abmahnung daher für zu unbestimmt halte, da der Arbeitnehmer bei einem weiteren Fehlverhalten nicht zwangsläufig mit einer Kündigung habe rechnen müssen. Ein solches Risiko bei Gericht ist unnötig und vermeidbar.

2. Darstellung des Vorwurfs – weniger ist mehr
Bei der Darstellung des Vorwurfs in der Abmahnung gilt: In der Kürze liegt die Würze !

Stellen Sie den Sachverhalt kurz und knapp und vor allem so konkret wie möglich dar. Überflüssige Ausführungen können die Abmahnung unwirksam machen, wenn ein Richter sie für zu unbestimmt hält – also lassen Sie unnötige Informationen und Wertungen einfach weg.

Auch sollte eine Bezugnahme auf eine frühere Abmahnung vermieden werden. Dieses ist überflüssig und führt im schlechtesten Fall zur Unwirksamkeit der Abmahnung. Dies dann, wenn die Abmahnung auf die Bezug genommen wird unwirksam ist. Dies macht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes auch die neue Abmahnung unwirksam, da eine unwirksame Abmahnung nicht in Bezug genommen werden darf.

3. Beweisbarkeit des Vorwurfs – Beweise sichern hilft
Mindestens genauso wichtig wie die Einhaltung der vorstehenden Hinweise ist es, dass Sie den Vorwurf, den sie dem Arbeitnehmer machen, in einem späteren arbeitsgerichtlichen Verfahren (ggf. erst 1,5 Jahre später) noch beweisen können.

Dokumentieren Sie also den Vorwurf zeitnah (wann genau ist was passiert und wer war dabei anwesend?), sammeln Sie die für die Beweisbarkeit notwendigen Unterlagen und stellen Sie sicher, dass Sie Zeugen haben. Schreiben Sie das, was die Person bezeugen kann auf und lassen Sie es sich unterschreiben. Dann können Sie, selbst wenn sich die Person 1 ½ Jahre später nicht mehr erinnern kann, im Gericht die schriftliche Aussage vorlegen.

Abschließend noch ein entscheidender Rat – verzichten Sie auf mündliche Abmahnungen. Diese sind zwar grundsätzlich wirksam, lassen sich aber später weder an sich, noch bezüglich ihres konkreten Inhaltes beweisen.